Wydział Organizacyjny zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, gospodarowanie nieruchomościami powiatu, gospodarowanie majątkiem powiatu będącym na stanie Starostwa, zapewnia organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków, nadzoruje stosowanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt Starostwa oraz zapewnia obsługę spraw nie zastrzeżonych do kompetencji innych komórek organizacyjnych Starostwa.

W Wydziale Organizacyjnym wyodrębnia się następujące referaty o nazwach:

• Referat Organizacji i Administracji Starostwa,
• Referatu Technicznej Obsługi Starostwa (warsztat)

Do podstawowych zadań Referatu Organizacji i Administracji Starostwa, ROA należy, w szczególności:

• w zakresie obsługi sekretariatu:
  1. dokonywanie połączeń telefonicznych, przyjmowanie faksów i poczty elektronicznej,
  2. organizowanie i obsługa narad i spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,
  3. przedkładanie do podpisu Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu, korespondencji wychodzącej,
  4. prowadzenie terminarza spotkań Starosty, Wicestarosty i Etatowego Członka Zarządu,
  5. kierowanie do właściwych merytorycznie pracowników interesantów zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie oraz udzielanie im wyczerpujących informacji, co do czasu i trybu załatwienia spraw,
  6. załatwianie rutynowych spraw, w tym redagowanie standardowych pism lub komputerowe wprowadzanie tekstów zleconych przez Starostę, Wicestarostę i Etatowego Członka Zarządu,

• w zakresie obsługi kancelaryjnej:
  1. prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa,
  2. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących ze Starostwa,
  3. przyjmowanie korespondencji i jej wysyłanie,
  4. prowadzenie pocztowej książki nadawczej,

• w zakresie realizacji inwestycji i remontów:
  1. udział w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do realizacji planowanych remontów i inwestycji, w tym dokumentacji przetargowej i innej, potrzebnej do uzyskania pozwoleń na remonty i przebudowy itp.,
  2. prowadzenie nadzoru, kontroli i koordynacji przebiegu i realizacji umów pod względem zgodności zakresu rzeczowego i finansowego wykonywanych prac z zawartymi umowami,
  3. opracowanie dokumentacji po zakończeniu inwestycji w tym: rozliczenia, sprawozdania z wykorzystania m. in. Środków zewnętrznych,
  4. opracowanie i przygotowanie materiałów planistycznych do projektu budżetu Powiatu Gdańskiego oraz późniejszych jego zmian z zakresu właściwości wydziału,
  5. współudział w przygotowaniu odpowiednich dokumentów niezbędnych do realizacji inwestycji.

• w zakresie pozostałych zadań:
  1. administrowanie budynkami Powiatu, w tym zapewnienie dostawy mediów, utrzymanie porządku i czystości w budynkach,
  2. prowadzenie spraw związanych z wydzierżawianiem, wynajmowaniem, oddawaniem w użytkowanie, bądź użyczenie lokali wchodzących w skład nieruchomości stanowiących własność Powiatu w tym sprawy związane z bieżącym utrzymaniem tych nieruchomości oraz rozliczaniem umów,
  3. prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem oraz rozliczaniem umów dotyczących nieruchomości gruntowych Powiatu,
  4. prowadzenie szczegółowej ewidencji majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa, w tym wartości niematerialnych i prawnych,
  5. zabezpieczenie majątku Powiatu będącego w bezpośrednim zarządzie Starostwa,
  6. sporządzanie rocznych informacji o stanie mienia komunalnego zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych,
  7. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacją wyposażenia Starostwa,
  8. załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami Starostwa,
  9. gospodarowanie drukami i formularzami,
  10.  gospodarowanie majątkiem ruchomym będącym w bezpośrednim zarządzie Starostwa,
  11.  gospodarowanie taborem samochodowym, w tym pojazdami, co do których orzeczono przepadek na rzecz Powiatu wobec nieodebrania ich w ustawowym terminie z wyznaczonego parkingu strzeżonego z uwzględnieniem dochodzenia i egzekucji kosztów poniesionych przez Powiat w związku z przejęciem pojazdu,
  12.  wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa,
  13.  prowadzenie archiwum Starostwa,
  14.  zabezpieczenie łączności alarmowej,
  15.  prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,
  16.  kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych,
  17.  prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym lub wojskowym,
  18.  prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z kombatantem lub i inną osobą uprawnioną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 stycznia 1991r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (Dz.U.2021r., poz. 1858 z pzm.) w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę,
  19.  przeprowadzanie kontroli wykonania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia budynków wchodzących w skład gospodarstwa rolnego od ognia i innych zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej rolników z tytułu prowadzenia gospodarstwa rolnego,
  20.  wydawanie decyzji o wydaniu zwłok szkołom wyższym,
  21.  powoływanie, z upoważnienia Starosty, osoby do stwierdzenia zgonu i jego przyczyn w razie braku lekarza,
  22.  przygotowanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z obcego państwa,
  23.  sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
  24.  prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych, w tym:
      •  przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy,
      • odbiór i przechowywanie rzeczy znalezionych,
      • poszukiwanie osób uprawnionych do odbioru rzeczy,
  25.  przygotowanie materiałów pozostałych:
      • przygotowanie materiałów przetargowych oraz zapytań ofertowych,
      • przygotowanie zleceń, zamówień i umów na usługi i dostawy nadzorowane przez Wydział Organizacyjny,
      • weryfikacja kosztów i faktur pod względem zgodności z zawartymi umowami, zleceniami i zamówieniami oraz kontrola merytoryczna dokumentów księgowych przedkładanych do Wydziału Finansowego,
      • prowadzenie bieżącej kontroli realizacji planu dochodów i wydatków, dla których Dysponentem jest Wydział Organizacyjny,
      • przekazywanie realizowanych zadań inwestycyjnych na majątek powiatu dowodami OT lub majątek innych jednostek samorządu terytorialnego dowodami PT.

Do podstawowych zadań Referatu Technicznej Obsługi Starostwa, RTO należy:

1. dokonywanie napraw bieżących i konserwacji budynków Powiatu Gdańskiego,
2. utrzymanie porządku i czystości wokół budynków Powiatu Gdańskiego.